Правила деловой переписки



Построение любого бизнеса и успешное его развитие в первую очередь зависит от умения выстраивать отношения с клиентами и партнерами. Но все мы должны помнить о том, что любые отношения базируются на элементарных правилах этикета, которые помогают быстрее наладить контакт с интересующим нас лицом, свести возникновение конфликтных ситуаций до минимума. Помните, что если вы находитесь на работе, правила делового этикета распространяются как на личное общение, так и на переписку. Соблюдение этих несложных правил приличия с первой минуты общения расположит к вам собеседника и охарактеризует вас, как человека вежливого, воспитанного и интеллигентного. Даже по вашему письму у человека создается определенное впечатление о вас. В ваших силах сделать так, чтобы это впечатление было положительным.

При составлении делового письма вы должны учитывать не только нормы и правила оформления ведения деловой переписки, а также помнить о том, что вы человек воспитанный и интеллигентный и в этичной форме выражать все свои мысли. Никогда не начинайте с отказа. Это сразу же настроит человека на негатив. Сначала необходимо объяснить причины вашего решения, затем если это возможно, предложите собственные варианты выхода из ситуации, но, ни в коем случае не стоит их навязывать человеку. Это также не приведет ни к чему хорошему. Если письмо срочное, можно корректно попросить получателя отправить ответ до определенного числа. Чтобы письмо вовремя дошло до получателя, лучше отправлять его не Почтой России, а коммерческой компанией, специализирующейся на экспресс доставке корреспонденции.

Какие же правила нужно соблюдать, чтобы правильно написать деловое письмо? Сначала необходимо хорошо продумать структуру вашего сообщения, она стандартна.

Структура вашего письма должна выглядеть так:

  1. Обращение.
  2. Вступление
  3. Основной текст.
  4. Заключение.
  5. Подпись.
  6. Приложения

Дополнительным пунктом, в редких случаях, можно написать «Поскриптум». Его обычно пишут тогда, когда что-то упустили, либо же, когда необходимо оповестить адресата о событии, случившемся уже после отправки письма.

Письмо не должно содержать никаких ошибок. Оно должно быть грамотно и аккуратно оформлено. Обязательно наличие полей. Не забывайте про абзацы – это значительно облегчит чтение адресату. Шрифт не должен быть сильно мелким. Хорошо, если вы используете символику организации: название, контактную информацию, реквизиты и логотип.

Вот мы и рассмотрели основные правила ведения деловой переписки. Соблюдения этих правил, надеюсь, поможет вам быстро и легко наладить отношения с вашими клиентами и партнерами. Искренне желаю вам удачи во всех ваших начинаниях? Всегда ваш, пресс секретарь курьерской службы АНС Экспресс, Тойво Малинен!


На правах рекламы по материалам сайта ans-express.ru


Статья размещена: 06 Ноя 2013
Последнее редактирование: 28 Июн 2016


Другие публикации из рубрики Бизнес-обозрение / Различные услуги для бизнеса:

Вверх страницы